A Fatura Comercial é um dos documentos mais importantes do Comércio Exterior e conta com componentes bem específicos.
Por ser um documento obrigatório a nível internacional, as exigências a seu respeito variam de acordo com o país, o que pode gerar um pequeno caos entre os envolvidos na operação.
Fatura Proforma x Fatura Comercial
A Fatura Proforma ou Proforma Invoice é equivalente a um pedido ou ordem de compra. No entanto, quando se trata da formalização do pedido nos referimos à Fatura Comercial ou Commercial Invoice, como se fosse uma nota fiscal.
É um dos documentos mais revisados e que muitas vezes gera conflitos entre compra e venda. Cada mínimo detalhe é importante para que a operação seja efetivada com sucesso e diversos erros acontecem nesta fase de análise documental.
A Proforma, que é esse documento inicial antes da formalização, precisa ser revisada detalhadamente para evitar estes possíveis erros na Fatura Comercial. Inclusive, algumas empresas se utilizam de estratégias para minimizar os riscos, como um “double check” (quando o documento é analisado por mais de um analista), principalmente quando há especificações mais técnicas e fora do comum nessa operação.
O documento da discórdia?
Apesar da Fatura Comercial ser um documento com aplicabilidade internacional, cada país tem suas especificidades técnicas em relação a ele. Portanto, é comum encontrarmos divergências nas exigências do documento. Alguns países são mais flexíveis e outros mais burocráticos, como o Brasil.
Existem fornecedores no exterior que reclamam do nível de exigências cobradas nos documentos pela legislação brasileira, e outros chegam a se recusar a adicionar as informações porque seus sistemas ou setores de compliance não permitem. Outros simplesmente acrescentam os dados que faltam nas observações.
Nesses casos, uma sugestão é enviar os artigos do Regulamento Aduaneiro (RA) detalhados para que a empresa estrangeira entenda o porquê daquela formalidade. Por isso é necessário manter um bom relacionamento com os parceiros no exterior, fazendo com que eles entendam e colaborem com esses detalhes mais técnicos e fundamentais.
Para facilitar mais ainda esse processo, empresas brasileiras elaboram a estrutura do documento no formato ideal e enviam para o fornecedor apenas preencher com as informações solicitadas.
Geralmente, quando o fornecedor nunca exportou para o Brasil, as primeiras operações são mais delicadas. Dessa forma, requerem muita atenção e comunicação para tudo fluir da maneira correta e evitar erros no processo.
Estados Unidos, Índia e alguns países da União Europeia têm mais dificuldade em lidar com essas questões burocráticas, pois possuem processos mais simples e não estão acostumados com a burocracia brasileira. Outros como a Turquia são mais flexíveis, por terem processos mais complexos e entenderem melhor a importância de certas informações.
Assinatura em caneta azul: é mito?
De acordo com o Art. 553 do Regulamento Aduaneiro, a via original da Fatura Comercial deve ser assinada pelo exportador e ponto. Há um velho mito no Comércio Exterior que diz que a caneta precisa ser azul, ainda que não exista nenhuma obrigação oficial e expressa quanto a isso.
No entanto, sabemos que quando a tinta da caneta é azul ou preta é mais fácil que ela apareça quando o documento for copiado. Por outro lado, há profissionais que exigem que o documento original seja assinado com caneta azul para evitar fraudes e, assim, o mito permanece vivo.
Principais exigências da Fatura Comercial
Começando pelo nome e endereço completo do exportador e importador – parece simples, mas ocorrem muitos erros nesses campos. Especialmente quando a importação é feita por uma Trading Company, todas as informações precisam ser claras.
Outro dado que não pode faltar e que gera dúvidas é a descrição detalhada da mercadoria. É um campo subjetivo, pois o que pode ser uma descrição completa para o fornecedor, pode não ser para o fiscal.
Em peso bruto e líquido, quantidade e espécie dos volumes, quando as informações estão compatíveis não ocorrem tantos problemas. Já quando a operação é com os Estados Unidos, por exemplo, as unidades de medidas são diferentes, o que dificulta obter os números exatos. Outra exigência que requer atenção é quanto ao preço unitário e total de cada espécie de mercadoria, informação que também costuma gerar inconsistências.
Informações como país de origem, país de procedência e país de aquisição são mais difíceis de serem inseridas na Fatura Comercial. Diversas vezes a empresa estrangeira não sabe a diferença entre os termos, principalmente quando a fabricação e o faturamento são feitos no mesmo país.
O profissional de Comércio Exterior tem que explicar a diferença e a importância dessa informação no documento, além de explicar esses termos em outro idioma, o que torna o desafio ainda maior.
O valor do transporte e demais despesas relativas às mercadorias devem ser especificadas na Fatura Comercial, assim como moeda e condições de pagamento e os INCOTERMS.
Por fim, vale lembrar que o Art. 562 do RA traz a possibilidade de “assinatura mecânica ou eletrônica, permitida a confirmação de autoria e autenticidade do documento, inclusive na hipótese de utilização de blockchain”. É interessante que a Receita Federal incentive cada vez mais esse tipo de inovação e uso da tecnologia no Comércio Exterior.
Surpresas desagradáveis
Mesmo que seja obrigatório, nem sempre a Fatura Comercial original vem assinada, já que muitos enviam apenas com carimbo, o que obviamente gera atrasos e custos inesperados na operação. Alguns profissionais de Comércio Exterior recebem folhas em branco assinadas. Acontece também de uma mesma carga ter mais de uma Invoice com valores diferentes.
Documentos com formatação desconfigurada, dados incompletos, informações do Packing List dentro da Invoice, Fatura Proforma assinada ao invés da Fatura Comercial, classificação fiscal equivocada, são outras surpresas que podem acontecer ao receber esse documento.
A Fatura Comercial, apesar de estar envolvida em polêmicas, é um dos principais documentos dos trâmites de compra e venda internacional. É essencial conhecer os dados exigidos, a importância de cada campo a ser preenchido e, acima de tudo, estar preparado para as surpresas e situações inusitadas que podem surgir.
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